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Chi gestisce una richiesta di acquisto? Chi deve autorizzare una certa spesa? Quando è stato prodotto un certo documento? Da chi deve essere approvato un dato piano ferie?

Un sistema di  workflow management promuove la gestione di gruppi di lavoro collaborativi secondo un determinato modello processuale condiviso.

Ciascun processo consiste in una o più attività ognuna delle quali rappresenta un lavoro da svolgere da parte di ciascun utente per giungere a un obiettivo comune.

Le attività possono essere svolte dai partecipanti o dalle stesse applicazioni informatiche. I sistemi software che sanno interpretare una serie di regole procedurali integrano diverse funzioni: utilizzano strumenti dell’IT per la condivisione dell’informazione e gestiscono la comunicazione e il passaggio di compiti da un collaboratore all’altro.

Questi concetti, applicati alla gestione documentale, uniscono le funzionalità tipiche di un sistema di workflow management alla creazione (o al trattamento) contestuale di un documento digitale che assume a seconda delle circostanze il ruolo di “pratica” o “mastro” inerente le attività ad esso collegate.

La copia cartacea di una richiesta così come la firma del responsabile funzionale necessaria alla sua approvazione, diventano flussi di bit, così come tutte le operazioni necessarie dal trasporto al sollecito ed alla distribuzione ai vari destinatari.

Ciascun operatore avrà di giorno in giorno, direttamente nella propria scrivania informatica, le proprie pratiche di lavoro da sbrigare, il proprio scadenziario, e la priorità legata a ciascuna attività, ciascun responsabile potrà esaminare e quindi migliorare ciascun processo sotto il proprio controllo,  avendo a disposizione un tracking in tempo reale di ciascuna attività ad esso collegata.

Numera conosce il valore di un’organizzazione efficiente e saprà consigliarTi le giuste soluzioni informatiche ed organizzative da calare sui tuoi processi aziendali.