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Contratti, Certificati, Progetti, Contabilità, Schede, Corrispondenza e tanto altro: L’archivio documentale di un’Azienda rappresenta la sua storia, la sua cultura e spesso il più importante dei suoi beni.
Le recenti normative in ambito di sicurezza sul lavoro,  tutela della privacy, la promozione a “bene culturale” di molti Archivi Pubblici e le derivanti responsabilità penali, rendono l’affidamento del proprio Archivio Documentale  a soggetti specializzati, una legittima tutela legale degli Amministratori di un’Azienda oltre che un ottimo investimento in termini di ritorno economico ed organizzazione del lavoro.

Numera, forte della sua ventennale esperienza in ambito di Erogazione Servizi ad alto valore aggiunto, ha ritenuto oggi di possedere le caratteristiche di solidità ed affidabilità necessarie per potersi credibilmente proporre come affidatario del “Capitale Documentale” delle più importanti realtà operanti sul territorio.
Il nostro DNA e l’esperienza acquisita in servizi rivolti principalmente alla Pubblica Amministrazione ed a Gruppi Bancari di rilevanza nazionale, ci ha portato a realizzare ed organizzare per l’occasione, il più grande e moderno stabilimento destinato ad ospitare questo genere di servizi presente in Sardegna, oggi possiamo tranquillamente affermare di rappresentare, sul territorio regionale e non solo, “il” punto di riferimento tecnologico ed operativo per questo genere di servizi.

Deposito e archiviazione
Visto il grado di fiducia necessario per poter chiedere l’affidamento dell’intero patrimonio documentale di un’Azienda,  non vogliamo sbilanciarci con alcuna autovalutazione, in Numera preferiamo che giudichiate Voi la qualità dei nostri servizi, sulla base di pochi ed oggettivi dati:

  • Facciamo parte di un primario Gruppo Bancario di rilevanza nazionale (Banco di Sardegna S.p.a. – Banca Popolare dell'Emilia Romagna)
  • Assetto Societario e Bilanci: a dimostrazione e riprova della Solidità e Salute dell'Azienda
  • Più di 20 Anni di attività nell'ambito di Erogazione Servizi ad altissimo valore aggiunto principalmente verso Istituti di Credito e Pubblica Amministrazione
  • Magazzino dedicato, progettato secondo i più moderni standard operativi e di sicurezza per mq. 10.000 ed altezza interna 11 m (110.000 metri cubi complessivi)
  • Accreditamento ed Iscrizione all'elenco gestori per i servizi di "Posta Elettronica Certificata" (CNIPA).
  • Progettazione ed erogazione di servizi di acquisizione e gestione documentale
  • Certificato di Qualità UNI EN ISO 9001:2008 rilasciato da DET NORSKE VERITAS (DNV ITalia) per i seguenti campi di applicazioneProgettazione ed erogazione di servizi di installazione e conduzione tecnica funzionale di sistemi di point of sale (POS), di posta elettronica certificata e di remote banking verso enti privati e pubblici

E inoltre, solo ed interamente dedicati ai servizi di Document Management: - N. 2 figure professionali certificate Kofax Technical Solutions Specialist (Ascent Capture 7 Certification Exam) e varie figure professionali interne ed esterne nteramente dedicate a servizi di digitalizzazione e gestione documentale

Hardware:
Scanner di Produzione: Kodak serie I 4250
Scanner di Produzione: Kodak serie I 3300
Scanner di Produzione: Bookeye BE4BDLP2-V2 (Formati A 2)
Lastra Piana Kodak (formati A3)
Altri scanner varie marche e modello

Software:
Ascent Capture (Kofax)
Virtual Rescan (Kofax)
Document & process Management (Arxivar)

Digitalizzazione
Una volta depositati, presso una struttura adeguata, i propri Documenti,  può diventare necessario accedervi o richiedere la trasmissione al proprio ufficio di copie conformi all'originale, meglio ancora, cogliendo l'opportunità di una riorganizzazione documentale, lo spostamento fisico dei documenti può essere l'occasione per ottenerne delle copie digitali, estrapolarne dati e contenuti e interpretare e catalogare questi in sistemi di Database relazionali opportunamente strutturati.
Numera, grazie ad un team di esperti ed a tecnologie leader (scanner industriali e software leader di mercato) è in grado di offrire ai propri clienti questo genere di servizio con il livello di accuratezza e modalità di accesso richiesto dalle diverse categorie di utenza. 

- Estrazione dei dati (OCR ed utilizzo maschere intelligenti)
- Data Entry industriale
- Marcatura digitale e fisica di documenti
- Istituzione di un archivio informatico online
- Istituzione di un'interfaccia di richiesta documenti per la trasmissione fisica o via posta

Workflow documentale
Chi gestisce una richiesta di acquisto? Chi deve autorizzare una certa spesa? Quando è stato prodotto un certo documento? Da chi deve essere approvato un dato piano ferie?
Un sistema di  workflow management promuove la gestione di gruppi di lavoro collaborativi secondo un determinato modello processuale condiviso, ciascun processo consiste in una o più attività ognuna delle quali rappresenta un lavoro da svolgere da parte di ciascun utente per giungere a un obiettivo comune.
Le attività possono essere svolte dai partecipanti o dalle stesse applicazioni informatiche. I sistemi software che sanno interpretare una serie di regole procedurali integrano diverse funzioni: utilizzano strumenti dell’IT per la condivisione dell’informazione e gestiscono la comunicazione e il passaggio di compiti da un collaboratore all’altro.
Questi concetti, applicati alla gestione documentale, uniscono le funzionalità tipiche di un sistema di workflow management alla creazione (o al trattamento) contestuale di un documento digitale che assume a seconda delle circostanze il ruolo di “pratica” o “mastro” inerente le attività ad esso collegate.

La copia cartacea di una richiesta così come la firma del responsabile funzionale necessaria alla sua approvazione, diventano flussi di bit, così come tutte le operazioni necessarie dal trasporto al sollecito ed alla distribuzione ai vari destinatari.
Ciascun operatore avrà di giorno in giorno, direttamente nella propria scrivania informatica, le proprie pratiche di lavoro da sbrigare, il proprio scadenziario, e la priorità legata a ciascuna attività, ciascun responsabile potrà esaminare e quindi migliorare ciascun processo sotto il proprio controllo,  avendo a disposizione un tracking in tempo reale di ciascuna attività ad esso collegata.

Numera conosce il valore di un’organizzazione efficiente e saprà consigliarTi le giuste soluzioni informatiche ed organizzative da calare sui tuoi processi aziendali.


Firma digitale
La firma Digitale rappresenta un sistema di autenticazione di documenti (ovviamente digitali) tale da garantire il cosiddetto “non ripudio” in termini opponibili legalmente, la nozione di firma digitale ha infatti in Italia anche un'accezione giuridica, in quanto il firmare digitalmente individua l’atto di contrassegnare i documenti informatici alla stessa stregua di come la firma autografa viene apposta ai documenti tradizionali e con uguali effetti dal punto di vista giuridico e legale.

Numera anche in virtù dei servizi resi ad importanti Gruppi Bancari ed alle Pubbliche Amministrazioni, dispone di competenze tecniche, progettuali e legali tali da poter offrire soluzioni informatiche complete basate su questo tipo di autenticazione forte.


NVDS (Numera Virtual Data System)
Il servizio NVDS nasce con lo scopo di agevolare la fruizione di documenti in digitale creando delle pagine interattive da sfogliare partendo da un documento in formato PDF, immagini e contenuti multimediali, la conversione può essere effettuata in pochi passi e mediante una semplice interfaccia utente è possibile creare una versione digitale di alta qualità.

  • Caratteristiche generali del prodotto
  • Indice delle miniature delle pagine
  • Importa preferiti / TOC
  • Ricerca full-text
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Per ulteriori informazioni e per una eventuale presentazione più particolareggiata vi preghiamo di contattare il nostro ufficio commerciale (+39 079 223194).